ToDoリスト（やることリスト）の作成は、重要なことに注意を向けやすくなるので、効果的な生産性ハックです。しかし、生産性を向上させるためには、「やらないことリスト」もつくって補完してはいかがでしょうか。
「やらないことリスト」には、重要度が低い仕事や、意識して考えることの少ない時間、エネルギーを浪費するような習慣を書き込みましょう。
このリストにより、そういう習慣をなくすことで、充実度の高い仕事をするためのスペースを確保することが可能に。
「やらないことリスト」に入る項目は最終的には人によって異なりますが、この記事ではよくある例をいくつか紹介します。
目次
1. 1日中メールをチェックする
メッセージを未読や返信しないまま放置するのが嫌いな人は、仕事中も常にメールをチェックする習慣があるのではないでしょうか。
受信トレイに長時間費やすことは生産的な習慣のように思えるかもしれませんが、仕事に必要でない限り、生産的ではありません。
この習慣の主な問題点は、自分でタスクの優先順位をつけず、受信トレイにその日行なうタスクを決められてしまうので、受け身モードになってしまっていることです。
これでは、本当ならもっと有意義なことに投資すべき時間や集中力が削がれてしまいます。
そこで、メールをまとめて処理することで、時間も受信トレイももっと積極的に活用してみてはいかがでしょうか。
たとえば、1日のうちの決まった時間帯にメールのチェックと返信を行ない、残りの時間は生産的な作業にあててみましょう。このように、似たような作業をまとめて一度に片づけることをタスクバッチといいます。
2. マルチタスクをする
生産性を向上させると誤解されがちな習慣の1つに、マルチタスクがあります。
「え、それって本当？」と思うかもしれませんが、マルチタスク、正確にはコンテクストスイッチ（タスク間の精神的な切り替え）は、時間を消費するうえに効果的ではありません。
一度に複数のことをしようとすると、脳は常にタスクを切り替えなければならないので、疲弊し、効率も精度も低下してしまいます。
一方、1つのタスクに集中するシングルタスクは、全エネルギーをそのタスクを仕上げることに注げます。気が散ることを最小限に抑え、集中力を高め、個々のタスクをより早く、より良いできばえで完了させることができます。
3. 不要な会議に出席する
「やらないことリスト」に追加すべき次の習慣は、不要な会議に「出席する」と答えることです。すべての会議を受け入れてしまうと、あっという間にスケジュールが埋まってしまい、大事なことを成し遂げる時間がほとんどなくなってしまいます。
まず、それぞれの会議の目的を問い直し、必要不可欠なものかどうか見極めてみましょう。
会議によっては、簡単な電話やメール、チャットメッセージで代用できるものもあります。必要な会議であれば、議題とタイムラインを明確にし、できるだけ簡潔にまとめるようにしましょう。
出席する会議を厳選することで、時間に余裕ができて、より有意義な仕事に集中できます。
4. ソーシャルメディアを無意識に閲覧する
ソーシャルメディアは、仲間とつながり、情報を得るには便利なツールですが、ニュースフィードを延々と見ていると、生産性が低下する可能性があります。気づかないうちに何時間も見ていたりするので、この習慣を断ち切るのは大変です。
無意識のうちにスクロールする習慣を克服するには、スクロールしてしまうきっかけとなるものを認識して、取り除く必要があります。ありがちなのは、通知によって気を取られたり、大事なことを見逃すのではと不安になることです。
そういうきっかけを見つけて取り除くことができたら、次は、iPhoneのScreen TimeやAndroidのFocusモードなど、ソーシャルメディアアプリを使う時間を最小限に抑えられるツールを活用しましょう。
5. 雑務や繰り返しの仕事に時間を浪費する
雑務は、ほかのもっと重要なタスクに使えるはずの貴重な時間とリソースを奪うので、「やらないことリスト」に入れるべき項目です。
雑務は気づかないうちに、どんどん積み重なり、大きな時間の無駄になります。雑務の例としては、データ入力、ビデオ会議の文字起こし、ソーシャルメディアの投稿を手作業でスケジュール管理することなどが挙げられます。
雑務に費やす時間を減らすには、誰かにタスクを委任する、サードパーティのサービスに委託する、繰り返し行なうタスクは自動化ツールを活用するなど、いくつかの方法があります。
これらの方法を1つまたは複数利用することで、時間を節約し、インパクトのある仕事にエネルギーを割くことができます。
6. ベッドでスマホを使う
ベッドでスマホを使うのは、生産性を阻害するスマホ習慣です。朝一番や夜寝る前にスマホを使うと、いくつかの弊害があります。
たとえば、スマホから出るブルーライトは、睡眠サイクルを調整するホルモンであるメラトニンの生成を妨げる可能性があります。
さらに、朝一番にニュースやソーシャルメディアをチェックすると、その後の1日がネガティブなトーンになるかもしれません。
そう考えると、寝室にスマホ禁止ゾーンをつくることは必須です。そうすることで、睡眠の質が向上し、1日をより生産的にスタートすることができます。
寝る前に紙の本を読んだり、日記を書いたり、昔ながらの目覚まし時計を使って起きたりと、スマホを使わないアクティビティに頼るのも一案です。
7. タスクの優先順位がつけられない
ToDoリストにタスクをリストアップして、1日の計画を立てるのは良いことです。しかし、優先順位をつけなければ、もっとも重要なタスクをすべき時にできない危険性があります。
理想的には、もっとも生産性の高い時間を、もっとも難しくて重要なタスクに費やすことを目指すべきでしょう。そうすることで、1日を最大限に活用し、重要な締切に間に合わせることができます。
ToDoリストを作成する最適な方法の1つに、アイゼンハワー・マトリクスの使用があります。このシンプルなフレームワークは、緊急性と重要性に基づいて、優先すべきタスクを決めるのに役立ちます。
最優先事項が決まったら、まずそれに集中し、残りのタスクはそのあとにしましょう。
重要でないタスクを自動化し、非生産的な習慣をなくそう
自分専用の「やらないことリスト」を作成することは、もっとも重要なタスクに集中し、生産性を高めるには有効な戦略です。
重要度の低いタスクは誰かに委任する、アウトソースする、自動化するなどし、非生産的な習慣をなくせば、自分にとってもっとも重要なことをするためのスペースを確保し、1日を最大限に活用することができます。
この記事を参考にして、「やらないことリスト」を作成し、日々のルーティンから時間の無駄になるものを取り除きましょう。
Original Article: 7 Habits to Add to Your Not-to-Do List for Increased Productivity by MakeUseOf
