社会人であれ、学生であれ、多くの人にとって「メールのチェック」は生活に欠かせない行動。
そのため誰もが、昼夜を問わず1日中メールをチェックする癖を身につけてしまい、メール中毒やメール疲労のリスクにさらされがちです。
でも、届いてすぐに確認しなければならないメッセージなんて、実際にはめったにありません。
もっと健全なメールとの関係を築いてストレスを減らし、メールに気を散らされることなくリラックスタイムを満喫するには、どうすればいいのでしょうか？
目次
メール中毒とは？
あなたは、1日に何回ぐらいメールをチェックしますか？
「Computers in Human Behavior」に掲載された研究論文によれば、一般的に、メールをチェックする回数が少なくなれば（たとえば、1日に3回ぐらい）、ストレスを感じたり、圧倒されて怯んだりすることも減るそうです。
でも、おそらく多くのユーザーは、もっと頻繁にメールチェックをしているのではないでしょうか。普通に考えると、これは悪いことではありません。責任感を持って、届いたメッセージに速やかに対応しようとしているのですから。
しかし、こうした行動は、「常に受信箱に目を光らせていなければ」と思い込むことにつながってしまう可能性もあります。
たしかに、仕事で成功するために、常に受信箱に目を光らせていなければならない人もいますが、それ以外の多くの人は、受信箱を開く回数を少し減らしたほうが、そこから得られるメリットが大きくなるかもしれません。
ほとんどの場合、どうでもいい広告メールやアポイントメントのリマインダーなら、数時間くらい放置したところでどうということはないのです。
1. スマホでのメールを控える
日常生活のメール疲労を軽くしたければ、スマホからメールをすべて削除しましょう。そうすれば、一日中受信箱をチェックしたいという誘惑を排除できるのです（特に勤務時間外の時）。これでメールチェックはPCでしかできなくなります。
2. 受信箱をチェックする時刻を決める
メールは1日の決まった時刻にチェックするようにしましょう。スケジュールに合わせて、午前9時、正午、午後4時にチェックするといった具合です。ニーズに応じて、1日に3回以下を目指しましょう。
「Internet Interventions」に掲載された研究論文によれば、「メールのバッチ処理」とも呼ばれるこのやり方には、メールによる精神的な疲労を和らげる効果があるそうです。
こうすればメールは、「常に対応できる状態でいなくては」という義務感を生まず、「1日に数回だけ対処すればいい」という、もっと取り組みやすい作業になります。
相手を待たせてしまうことがどうしても気になるなら、自動返信を設定しましょう。Gmailで自動返信を設定する場合は、メッセージの中に、「いつもメールをチェックしている時刻」を記入しておくのもおすすめです。
念のために、電話番号も併記して、急を要する場合は、電話かショートメッセージで連絡してほしい旨を伝えましょう。
このようにして、メールチェックとの間に境界線を引けば、心の負担がずっと軽くなります。それでいて、重要なメッセージには速やかに確認・対応可能に。まさに良いとこ取りのやり方ですね。
3. 「朝イチのメールチェック」をやめる
「Sleep Advisor」で紹介されているある調査によれば、ミレニアル世代の約3分の1が、朝起きてすぐにメールをチェックしているそうです（朝から心配の種が増えるだけなのに…）。
速攻でメールをチェックしたい気持ちはわかります。すぐにでも、仕事や勉強に取り掛かりたいからです。
とはいえ、これが朝の過ごし方として一番かというと、そんなことはありません。ベッドから出てもいないのに、ToDoリストのことが頭の中を飛びまわりはじめてしまうからです。
そんな人は、朝イチで受信箱を開きたい衝動をぐっと抑え、もっと朝にふさわしい、楽しいルーティンを見つけましょう。おいしい朝食を準備したり、ストレッチしたり、「書く瞑想」と言われるジャーナリングに取り組んだりするのも一案です。
メールはそれからでも遅くありません。
4. メールチェックの衝動を意識する
「メールをチェックしなければ！」ともっとも頻繁に感じるのはいつですか？ 朝起きた直後？ それとも、1日の中で、数分間のスキマ時間ができるたびでしょうか？
メールをチェックしたくなる衝動は無意識のもので、癖になっているかもしれません。自分ではなかなかそれに気づかないでしょう。
この癖に意識を向けるためにも、「Strides」などの習慣を改善できるアプリをダウンロードするのをおすすめします。メールチェックの回数を減らしたり、メールでのやり取りに費やす時間を短くしたりと、目標を設定してみましょう。
目標をはっきりと定めれば、メールに割く時間を切り詰めやすくなります。
5. PCのメールタブを閉じる
作業中にメールのタブを開きっぱなしにしていると、新規メッセージが届くたびに、ついそのタブをクリックしてしまいがちです。
でも、メールの通知で気が散ると、集中力が妨害され、ワークフローが中断されることにもなります。
こうしたメールチェックは、やるべきことになかなか集中できない原因になり、タスク管理がらみでよくある問題になるのです。
もしできれば、チームに推奨してメールではなく、「Slack」や「Microsoft Teams」などのツールでやり取りするようにしましょう。多くの場合、チャット機能は、メールでのやり取りの代わりになってくれます。
メールをチェックする癖を直すのが難しい場合は、メールからログアウトして、開くたびにログイン情報を入力せざるを得ない状況にしましょう。
こうすれば、余計なひと手間がかかるので、メールを無意識のうちにチェックすることが減ります。そのうち慣れてくれば、メールのタブを常にチラ見しながら新着メールを待つことなく、作業に集中できるようになるでしょう。
6. メールに費やした時間をトラッキングする
メールに費やしている時間を正確に把握できれば、削減することもより容易になります。iPhoneの場合は、「スクリーンタイム」機能を使うと、「メール」アプリにどれだけの時間を費やしたのかがわかるのです。
Androidスマホの場合は、「Digital Wellbeing」ツールを使うと、メールに費やした時間を追跡できるだけでなく、勤務時間外には非表示にしている特定のワークアプリに、メールアプリを入れられます。
あるいは、「Toggl Track」や「RescueTime」といったタイムトラッキングアプリを使って、モニタリングしても良いでしょう。
自分の時間がどうやって使われているかを知るだけでも、メールに割く時間を短縮しようという気を起こすのに十分な場合もあります。
メールチェックの習慣をコントロールして、ストレスを減らそう
朝から晩まで、受信箱をのぞきたいという衝動と戦っているのは、あなただけではありません。ですが、この癖は直せます。
スマホでのメールを控えたり、メールチェックする回数を制限したり、受信箱をどうしても確認してしまうことを自覚したり、といった対策を講じましょう。
そうすれば、メールに圧倒されている状況を克服して、ほかのことに使える時間をつくることは不可能ではありません。
今回ご紹介したヒントを試してみて、自分にぴったりな方法を見つけてみてくださいね。実践していくうちに、メールの通知に縛り付けられているという感覚から、多少は解放されることでしょう。
Source: ScienceDirect (1, 2), Sleep Advisor
Original Article: How to Reduce Stress and Build Healthy Email Habits by MakeUseOf
