多くの人にとって、生産的な1日を過ごすためのカギは、しっかりしたTo Doリストを作成することでしょう。
そのため、To Doリストをつくる際には多くの要素が必要とされます。誤解のないように言うと、何も考えずにただやるべきことを手当たり次第に書き留めるこだけでも、何もしないよりはマシです。
しかし、より優れた結果を得たいと思うのであれば、少し余分な時間をかけてでもすべてを成し遂げるために役立つリストを作成するのが得策です。
リストを作成する前に、タスクの優先順位を決める
優れたTo Doリストを作成する第一歩は、実際にリストに載せるべきタスクを見極めることです。
この作業にはいくつかの選択肢がありますが、最初にやるべきことは、頭の中にあるやるべきことや、やりたいことをすべて書き出すことです。
これから、それらのタスクを整理して優先順位付けをしますが、その際、以下の3つの方法のうちのいずれかを使うことができます。
ABCDE法
最初の方法は簡単です。ABCDE法でそれぞれのタスクの重要度を決める方法です。以下のように各タスクに、AからEまでの重要度を割り当てます。
- A: 取り掛からなければ重大な影響を及ぼすもっとも重要なタスク。
- B: 即座に大きな影響を及ぼさないものの、取り組む必要のあるタスク。
- C: 取り組まなくても実質的な影響がないけれども、処理しておいたほうがよいタスク。
- D: ほかの誰かに委任できるタスク。
- E: 何の目的もなく、関連する影響がないため、完全に排除できるタスク。
これはかなり主観的なアプローチです。自分でそれぞれのタスクの重要度を決めて、それに従わなければなりません。
「アイゼンハワー・マトリクス」または数学的アプローチ
もし、もう少し具体的な方法が必要な場合は、「アイゼンハワー・マトリクス」またはこれからご紹介する便利な数学的アプローチを検討してみてください。
アイゼンハワー・マトリックスを選択する場合、X軸が緊急性を、Y軸が重要性を表すグラフを作成します。
グラフを描画すると、左上の象限には緊急かつ重要なタスクが、右上の象限には緊急ではないけれども、重要なタスクが表示されます。その際、各タスクの隣に期限や潜在的な影響など、情報をいくつか書き留めておくと便利です。
そうすることで、各タスクが適時「緊急」かつ「重要」であるかをより簡単に特定できます。
もし優先順位の決定に最大の客観性を求めて、数学的な方法を選択する場合は、そのTo Doリストを振り返り、それぞれのタスクに1から10までの2つの数字を割り当ててください。
最初の数字は、そのタスクにかかる労力の量を示します。2番目の数字は最終的にそのタスクがどれだけの影響を与えるかを示す数字です。その後、各タスクの「結果」の数字を「労力」の数字で割り、最終的なスコアを算出します。
このスコアも1から10の間の数字になります。そして、すべてのタスクを数字の小さいものから大きなものへと順に並べ替えます。
これにより、重要でありながら最小の労力が必要なタスクが優先され、エネルギーを使い果たすことなく多くのことを成し遂げることができます。
To Doリストのゴールドスタンダードは「1-3-5リスト」
重要で緊急なタスクを選別したら、次は実際にTo Doリストを作成する必要があります。
長期的なTo Doリストや日々のTo Doリストなど、複数の種類のTo Doリストを受け入れることを恐れないようにしましょう。重要ではあるけれども、緊急ではないタスクは、たとえば、その日のTo Doリストではなく、1週間の目標リストに載せるほうが良い場合があります。こうすることにより、もっとも直ちに緊急なタスクに時間を割くことができます。
To Doリストのゴールドスタンダードは、「1-3-5リスト」です。
日ごと、週ごと、月ごと、または年ごとのリストを作成する際には、この1-3-5リストのルールに従うことを検討してみましょう。
このような種類のリストでは、大きなタスクを1つ、中程度のタスクを3つ、小さなタスクを5つ選択します。そして、時間内に終わらせるために、それらのタスクだけに取り組みます。時間と資源には限りがあります。
そのため、この方法によって過度なストレスを感じたり、時間を無駄に使ったり、価値のないタスクに取り組んだりすることを防ぐことができます。
大きなタスクは、時間と労力がかかるものであるだけでなく、取り組まない場合には、影響を及ぼすものであるべきです。私生活では、たとえば税金の申告書を提出することや、保護者会議に出席することなどが大きなタスクとして挙げられます。仕事では、大きな会議で提示するためのデータを分析することが挙げられるでしょう。
中程度のタスクは、一定の時間が必要であり、一定の影響があるものの、多くの時間やエネルギーを必要としないものです。
小さなタスクは、できれば取り組みたいものではあるものの、取り組まなくても深刻な影響を受けないものです。
たとえば、メールの整理やノートの整理などが挙げられます。これらのタスクを終わらせることは、あなたの仕事に具体的な貢献をするだけでなく、あなたのモチベーションを高め、達成感を与えてくれるでしょう。
To Doリストの作成方法を選択する
最後に、実際のTo Doリストを作成しなければなりませんが、それを行なう方法はさまざまです。
古い記憶の中ですべてを把握しようとしないでください。物事を忘れたり、タスクから逸れたりするのは簡単です。代わりに、これらのようなTo Doリスト用に設計されたアプリを活用したり、手書きでTo Doリストを作成することもできます。
手書きにすることで、書き留めている内容とのつながりが強まり、記憶しやすくなります。そのため、1日のはじめに手書きでTo Doリストを作成することは、その日の重要なタスクを脳にしっかりと刻み込むすばらしい方法です。
もし移動が多い場合は、Rocketbook Coreのようなスマートノートブックに書くことを試してみてください。そうすることで、ページをスキャンしてすぐに携帯電話やほかのデバイスで利用できるようになります。そうでなければ、昔ながらの手帳がここでも非常に効果的です（さまざまなニーズに対応したすばらしい手帳のリストがこちらです）。
目標は、リストをアクセスしやすい場所に記入することと同時に、実際にリストを作成する時間を確保することです。
そうすることで、目の前のタスクの重要性を認識し、タスクを遂行することができます。毎朝少し余分に時間がかかりますが、実際その労力は報われます。
