大量の資料に目を通して必要な情報を取得、特定のデータを抽出しなければならないことはありませんか。
もしその資料がPDFやExcelなら、ChatGPTにファイルごと読み込ませ、目的に合致する部分を柔軟に探し出せるかもしれません。
この記事では、AIを活用して大量の資料から適切な情報を取り出す方法を紹介します。
大量の文字情報から必要な内容だけを抽出する
Google FormsやMicrosoft Formsから収集したアンケートの結果を集約して分析することがありますよね。
選択式の質問の結果は一括で集計できますが、文章で自由に書かれた回答については、読み込んで内容を理解しなければなりません。
そこで、回答の仕分けや抽出をAIに手伝ってもらいましょう。
架空のアプリ「SmartTravel App」をリリースしたと仮定して、ユーザーから以下のようなフィードバックを得られたとします。
ちなみにこの架空のアンケートの回答は50個ありますが、すべてChatGPTに考えてもらいました。
ChaGPTのプロンプトを作成する
これらの回答を、ファイルごとChatGPTに読み込ませ、指示を出します。
（例）このファイルを読み取り、操作性に関する回答を抽出してください。
以下のような回答になりました。
いきなり答えを出すことはせず、考えながら答えている様子。ちなみに、さらに3つほど抽出されていました。
プロンプトに条件を加える
もう少し条件を加えてみます。
（例）操作性に関する回答のうち、否定的な意見を抽出してください。
以下のような回答になりました。
「操作性」と「ネガティブ」の2つの項目に合致する回答を抽出しました。全ての回答ではなく、特定の条件に該当する内容だけ確認したい場合は時短につながるでしょう。
抽出からそのまま次のアクションに繋げられる
抽出だけでも時短につながりますが、生成AIの良いところはさらに次の作業に活用できることです。先ほどの改善点が必要な内容に関する対策を聞いてみました。
（例）これらの改善すべき点についての具体的な方策を提示してください。
回答は以下のようになりました。
具体的なアドバイスがズラッと並びました。修正すべきポイントの解決策まで一貫した回答が導き出せるのは生成AIの強みでもあります。
もちろん、生成される回答は必ずしも100%正しいとは限りませんが、人が手動で地道に行なっていた作業の大部分をAIが肩代わりしてくれるのは明らかです。
1人で行なっていた作業の時短になるだけでなく、「AIの視点」を取り入れることで思わぬ発見や解決策に辿り着くかもしれません。個人情報の取り扱いには気をつけて活用してみては。
