連休明け、受信ボックスを開くとそこには大量の未読メール。
最悪、その1日はメールの返信で終わってしまうかもしれません。そこでメール処理に使える3つのコツをご紹介します。受信ボックスをすっきりさせて、重要な仕事に取り掛かりましょう。
メールを1通ずつ確実に処理する「RAFT」
メールの管理方法に、RAFTというテクニックがあります。これは、「Read, Act, File, Trash」の略。1通のメールを読み、アクションを実行し、最終的にメールをアーカイブするというもの。1通ずつメールを確実に処理していくので、生産性が高まります。
受信トレイがいっぱいでどうしたらいいかわからない場合、目の前の一つのメールから確実に処理していきましょう。
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受信トレイがすっきりする「メール・アムネスティ」
受信ボックスをゼロにするために、既読メールはすべて削除するという考え方があります。確かにすっきりして未読メールの見逃しもなくなりますが、後でメールを見返せないのが怖いですよね。そこで、「メール・アムネスティ」を活用しましょう。
すべてのメールを消去する代わりに、アーカイブすることで未読をゼロにします。これなら必要なときに、アーカイブから取り出せる利点があります。また、メールボックスからメールがなくなるので、未読メールを見落とすこともなくなりますよ。
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メール受信トレイの管理はFIFOで
LIFO（Last In, First Out）は、古いメールよりも最新のメールに優先して返信するという考え方。ついつい古いメールから確認してしまいがちですが、最新のメールを処理することで、重要な案件にすぐに対応できます。
次の記事では、未読メールを見逃さないようにするため、週に一度、FIFOモードでメールを確認することのメリットを説明しています。一度試してみてください。
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